Con Business Optimization si intende la pratica di analisi delle risorse e dei processi disponibili ad un’attività che si pone l’obiettivo di individuare eventuali inutili eccessi o ridondanze e razionalizzare i flussi operativi rendendoli più performanti, snelli e veloci. Gli effetti dell’applicazione della business optimization sono tangibili: con l’ottimizzazione delle risorse si assisterà ad una riduzione dei costi, diminuzioni degli sprechi (materiali e temporali) con un conseguente aumento della produttività e dei margini di profitto.
Tra le moltissime azioni che possono essere intraprese da un’organizzazione per iniziare ad ottimizzare la propria attività, dal singolo professionista che collabora con altri soggetti ad aziende di piccole, medie e grandi dimensioni, c’è sicuramente l’adozione di un buon ERP.
Business Cube di NTS Informatica ad esempio è un gestionale ERP in grado di coniugare tecnologie di ultima generazione e funzionalità d’avanguardia per aiutare ad automatizzare ed integrare i vari processi aziendali, uno strumento in grado di restituire un quadro completo della situazione contabile interna che permette la valutazione in autonomia di moltissimi aspetti fiscali.
In questa sede facciamo quattro chiacchiere con chi più di tutti in GPV utilizza quotidianamente Business Cube, non una “semplice” impiegata amministrativa ma colei che si occupa di: contabilità interna, aspetti amministrativi e fiscali, pratiche relative al personale, coordinamento con ufficio paghe esterno ed altri consulenti di varia natura, tenuta registri obbligatori, archiviazione documenti e moltissimi altre cose non riassumibili in qualche riga, insomma Eleonora.
Domanda di rito: da quanto tempo sei in GPV Solutions? E parlando di Busieness Cube da quanto lo utilizzi?
Sono arrivata in GPV Solutions il 1 Marzo 2016 ma utilizzo Business praticamente dal 2000, in questi anni ho assistito alle trasformazioni e implementazioni principali del software, non ultima la possibilità di utilizzare alcune funzioni in mobilità da smartphone e tablet che reputo utile soprattutto per commerciali esterni.
Quando è stato introdotto Business Cube in GPV?
L’implementazione di Business Cube in GPV è avvenuta a Gennaio 2018, già prima disponevamo di un ERP differente con cui veniva gestita la contabilità interna di base ma molti aspetti erano invece elaborati all’esterno dell’azienda, ciò in un certo senso era limitante, mancava uno strumento in grado di darci assoluta autonomia qualora volessimo resoconti più dettagliati sull’andamento economico e commerciale della nostra attività o comunque qualora servissero maggiori dettagli ad uso interno. Business Cube è stato scelto principalmente per rispondere a questa esigenza, conoscendo il prodotto da tempo sapevo anche che è particolarmente aggiornato rispetto all’entrata in vigore di eventuali nuovi obblighi fiscali come ad esempio è stato per la fatturazione elettronica, inoltre non solo il programma viene aggiornato in tempo per rispettare le scadenze ma le comunicazioni da parte di NTS arrivano sempre con buon anticipo, corredate di spiegazioni chiare ed esaustive.
Ci sono dei prerequisiti che sarebbe meglio possedere se si pensa all’adozione di Business Cube?
Sicuramente, come nel caso di GPV, avere già all’attivo l’utilizzo di un ERP, seppur differente, semplifica il processo di adozione di Business Cube, bisogna però riconoscere che c’è un ulteriore valore aggiunto: sono previste moltissime tipologie di utente finale. Vengono messi a disposizione numerosi moduli, alcuni verticalizzati per mercati specifici, personalizzabili e che svolgono altrettanto numerose funzioni, essendo una soluzione scalabile può veramente seguire un’azienda o organizzazione durante tutto il suo processo di evoluzione.
Bisogna d’altro canto riconoscere che se però si parla dell’adozione da parte di un’azienda poco strutturata l’approccio potrebbe essere più difficoltoso ma nulla di insuperabile, si può iniziare con l’implementazione di moduli base e magari in futuro inserirne altri.
L’adozione di Business Cube e l’integrazione con Ydea CRM è stata una svolta in positivo per GPV Solutions, quali aspetti sono stati ottimizzati?
La sincronizzazione con il CRM Ydea ha velocizzato alcuni processi interni, ha evitato l’inserimento manuale di bolle e la fatturazione dei contratti diminuendo anche la possibilità di commettere errori. Grazie al modulo Cribis l’inserimento di nuove anagrafiche si è di molto semplificato, basta conoscere la p.iva di un soggetto che sia registrato in Camera di Commercio e la compilazione degli altri campi avviene in automatico.
A livello contabile è possibile impostare le registrazioni con la compilazione in automatico dei conti contabili e del dare e avere. Si possono poi creare listini cliente e fornitori ad hoc inserendo aumenti o diminuzioni in percentuale in automatico.
Per concludere quali sono gli aspetti migliori di Business Cube e per chi è adatto?
Tra i maggiori pro metterei: la possibilità di gestire in autonomia moltissimi aspetti contabili e fiscali, la riduzione del fattore errore umano, le quasi infinite possibilità di personalizzazione, la scalabilità del prodotto che consente di poter iniziare con moduli base e implementarne altri in un secondo momento e la chiarezza e precisione di moduli, moduli d’offerta e fatture che vengono generate, il tutto da un unico strumento.
Insomma, mica poco (nda).