Veronica Chiroli, Autore presso GPV Solutions

Storie di successo: I.I.S. Bruno Munari

L’istituto di istruzione superiore Bruno Munari di Crema è un’importante realtà educativa che comprende Liceo Artistico, Liceo delle Scienze Umane, Liceo a indirizzo Economico Sociale e Istituto Tecnico di grafica e comunicazione. Al motto di “Sapientia, Competentia et Humanitas” l’I.I.S Munari promuove e attua percorsi di crescita scolastica che forniscono ai giovani alunni gli strumenti giusti per valorizzare i propri talenti, conoscere e comprendere la realtà che li circonda nonché sviluppare tutte le soft skills di cui potrebbero aver bisogno nel loro futuro.

Negli anni le strade di GPV Solutions e dell’Istituto Bruno Munari si sono incrociate svariate volte per progettare soluzioni in grado di rispondere attivamente alle esigenze informatiche e di sicurezza del plesso scolastico (comprendente due edifici dislocati in punti differenti della città) e di tutte le figure che quotidianamente lo animano: personale tecnico ausiliario, amministrativo, docenti e alunni per un totale di circa 1400 utenti. Referente per l’istituto è Giuseppe Scozzafava, assistente tecnico e amministratore di sistema in forza al Munari dal 2014 che, in modo attento e puntuale, si fa carico delle esigenze tecniche dell’istituto e contribuisce in maniera significativa alla progettazione degli interventi sull’infrastruttura.

Le necessità:

Alla luce di una scuola sempre più connessa che si avvale di strumenti tradizionali tanto quanto di quelli digitali è diventato necessario dotarsi di una connessione veloce, accessibile, controllabile e sicura, che permetta il collegamento tra le due sedi e consenta anche il lavoro da remoto evitando fermi dell’attività didattica e lavorativa.
Contando poi i circa 1200 studenti, di cui moltissimi minorenni, le esigenze di sicurezza contro i pericoli che corrono in rete non possono che essere un’imprescindibile necessità.

Il progetto:

La collaborazione più recente tra GPV Solutions in qualità di MSP (Managed Service Provider) e l’istituto Bruno Munari è stata quella che ha portato alla progettazione e realizzazione della nuova infrastruttura di rete: più performante rispetto alla precedente, sicura, meno soggetta a failure ma soprattutto che tenga conto delle necessità e dei limiti ambientali e fisici della scuola.

I lavori di miglioramento e ottimizzazione dell’infrastruttura di rete sono stati pianificati ed eseguiti tra Ottobre 2021 e Luglio 2022, in parte finanziati con il bando PON Reti Locali 2022.

Tre le fasi principali: la prima è stata di analisi e assessment con la valutazione da parte degli specialisti di GPV Solutions delle soluzioni già in uso e dello stato di connettività e la rilevazione delle criticità esistenti.

Il secondo step ha previsto l’implementazione di una connessione ad alta affidabilità, ridondata, in grado di limitare i fermi dell’operatività e che consentisse ulteriori sviluppi futuri in termini di velocità di connessione. Per terminare la realizzazione della nuova infrastruttura di rete sono stati installati in entrambe le sedi apparati hardware performanti (server, access point, switch, dispositivi per la gestione della fibra) che ottimizzassero la connettività.

Autenticazione multifattore per gli utenti, soluzioni di Endpoint Protection per i client e servizi ITSupp365 per il monitoraggio e supporto da parte del nostro NOC e SOC di server e dispositivi di rete vitali al funzionamento dell’infrastruttura hanno completato l’intero progetto.

L’importanza di Watchguard:

Le soluzioni hardware e software di sicurezza scelte per questo progetto sono interamente targate WatchGuard Technologies. L’azienda leader globale nella sicurezza informatica unificata di cui GPV Solutions è Gold Partner ormai da anni offre infatti soluzioni di cybersecurity semplici da implementare, gestire, e personalizzare in linea con le più disparate necessità, comprese quelle dell’I.I.S Bruno Munari. La gestione centralizzata da un unico portale, ad esempio, risulta molto comoda in casi come questi dove le sedi da gestire sono dislocate in punti differenti della città. Ha spiegato Giuseppe Scozzafava:

Abbiamo sostituito i prodotti che avevamo in quasi tutta l’infrastruttura scolastica: oltre alla parte di rete e networking, abbiamo sostituito server, access point, dispositivi attivi, e ricablato la rete locale con la fibra. Ci siamo avvalsi dei fondi PON per la parte di rifacimento della rete WiFi con i nuovi access point WatchGuard e l’adozione di WatchGuard Cloud, per la realizzazione di collegamenti in fibra 10 gigabit nella sede in Largo Giovanni Falcone e Paolo Borsellino e la sostituzione nella sede principale di apparati per migliorare le performance della rete cablata.

I risultati:

Prestazioni ottimizzate e sicurezza per un ambiente didattico al passo con i tempi in grado di rispondere positivamente alle esigenze di docenti, alunni e personale tecnico e amministrativo. Sono questi i risultati di un progetto sviluppato ad hoc e che ha visto collaborare sinergicamente l’Istituto Bruno Munari, GPV Solutions e Watchguard. Ha dichiarato Scozzafava:

Grazie alla scelta di WatchGuard per tutte le nostre esigenze, unitamente alla competenza di GPV Solutions ed ai risultati che abbiamo ottenuto in fase di test delle soluzioni oggi risparmiamo sia tempo che denaro. Anche il collegamento al cloud e la possibilità di avere un’unica interfaccia di gestione, ci consente di avere tutto sotto controllo, con dati precisi e facilmente interpretabili

4+1 affordable best practices per la (cyber) sicurezza

Due cose ho imparato lavorando a stretto contatto con chi si occupa di cyber security: la prima è che non ci si improvvisa esperti di cyber security perché ci vogliono tempo, dedizione e studio, ma ciò non toglie che chiunque possa fare la sua parte per mantenere sistemi e dati al sicuro.

La seconda è che la cyber security non deve essere per forza una questione di costi esagerati. Sicuramente è uno di quegli aspetti su cui sarebbe meglio investire, quanto meno in risorse se non si dispone anche del tempo o delle conoscenze (in quel caso vi aiutiamo noi) ma non è detto che sicurezza equivalga esclusivamente a spese folli.

Ci sono infatti alcune buone abitudini molto economiche, se non addirittura gratuite, che chiunque può attuare per implementare lo stato di salute e di sicurezza dei propri sistemi, ambienti di lavoro e non solo, ecco quali sono:

1. Autenticazione Multifattore (MFA) – La prima “buona abitudine” da implementare è l’attivazione, quando possibile, dell’autenticazione multifattore in quanto permette di proteggere: informazioni, account, asset e credenziali. Per ottenere l’accesso all’utente viene richiesto almeno un altro fattore di verifica oltre alla normale password, in questo modo è possibile evitare il problema del furto di credenziali e degli accessi non autorizzati. Esistono ottime soluzioni di MFA con costi mensili ridottissimi, spesso meno di 5€ al mese, e che garantiscono protezione in fase di accesso sia con token fisici che con app per smartphone, con un unico strumento si possono proteggere account di lavoro, account social, ed accessi a molti altri servizi.

2. Utilizzo di password complesse e cambio password periodico – Sempre in fase di accesso è buona prassi utilizzare password complesse (lunghe, con caratteri minuscoli e maiuscoli, caratteri speciali e numeri) che periodicamente vengano cambiate per mantenere alti i livelli di sicurezza.

3. Aggiornamenti – L’esecuzione periodica degli aggiornamenti garantisce che il sistema sia mantenuto al massimo dell’efficienza, inoltre molti aggiornamenti vengono sviluppati per evitare falle di sicurezza. Purtroppo però spesso si ha la tendenza a rimandare gli aggiornamenti perché ritenuti una perdita di tempo o uno stop operativo forzato, in questo caso le soluzioni sono due: o ci si obbliga ad eseguire gli aggiornamenti necessari periodicamente magari programmandoli in base alla propria work schedule oppure ci si affida a specialisti che siano in grado di saper monitorare gli aggiornamenti programmandoli in modo da evitare blocchi operativi e assicurandosi che vadano a buon fine.

4. Backup periodico – C’è un solo rimedio contro il rischio della perdita dati, il backup. Dotarsi di soluzioni di backup è ormai fondamentale sia nella propria vita privata (backup di app, contenuti multimediali etc) sia ovviamente in quella lavorativa. Anche in questo caso i costi per il backup e lo spazio di stoccaggio dei propri dati sono assolutamente accessibili e comunque irrisori in confronto alle spese che si dovrebbero sostenere nel caso in cui i dati andassero persi e se ne tentasse un recupero disperato.

Garantire la sicurezza dei dati è fondamentale sia che si tratti di dati in digitale, che viaggiano e vengono conservati su supporti informatici, ma anche nel caso in cui siano riportati su supporti fisici come quelli cartacei che circolano nelle aree di lavoro, in questo caso come si fa?

5. Paper e desk management – L’informazione, in qualsiasi forma, è un bene prezioso per l’organizzazione e di conseguenza deve essere adeguatamente protetta. La protezione delle informazioni non è solo una responsabilità aziendale, è anche una responsabilità di ciascun utente. Perciò ci sono aree di lavoro, come scrivanie o aree comuni che non devono contenere informazioni riservate, sensibili o identificabili della persona mentre sono incustodite per un periodo prolungato, meglio riporle negli appositi archivi, in questo modo oltre che evitare spiacevoli inconvenienti di sicurezza si facilita l’intera organizzazione lavorativa.

donna al cellulare davanti a sede Wildix

Unified Communications in Cloud: perché sceglierle?

Nell’ultimo articolo presente sul nostro Blog abbiamo cercato di delineare in generale i maggiori pregi e difetti delle soluzioni “Cloud” e “on premise”; in quest’occasione affronteremo più nello specifico la questione delle soluzioni di comunicazione e cercheremo di rispondere al quesito “perché ha senso, per il proprio business, scegliere le soluzioni di Unified Communications (UC) in Cloud?”

Per far ciò ci avvarremo del contributo di Manuel, il nostro tecnico IT specializzato, tra le altre cose, in soluzioni UC & C, ecco cosa ci ha segnalato:

1. I sistemi di telefonia premises-based o tradizionali hanno in media un ciclo di vita che dura dai 5 agli 8 anni, un tempo relativamente limitato se si hanno progetti di crescita per il proprio business a medio – lungo termine e comportano necessariamente costi di sostituzione degli apparati hardware che tendono a diventare rapidamente obsoleti, con le soluzioni in cloud questi tempi vengono allungati soprattutto grazie alla possibilità di fare aggiornamenti costanti

2. I vecchi sistemi di telefonia presentano più rischi e più spese, rischi in termini di sicurezza e spese in termini di mantenimento

3. La tecnologia avanza rapidamente e bisogna stare al passo con le soluzione hardware in grado di supportarla, ciò comporta inevitabilmente ulteriori costi e frequenti cambi di hardware, come già anticipato

4. Con le soluzioni di Unified Communications in Cloud si ha la possibilità di avere funzionalità e feature avanzate, nonché maggiori possibilità di personalizzazione

5. Una PMI con le UC in Cloud può avere le stesse possibilità di una grande azienda dal momento che sarà il fornitore di servizi ad occuparsi di aggiornamenti e migliorie in maniera costanti

6. Da non dimenticare la possibilità di ridimensionare il numero di utenti in up o down dato che si paga solo per quello di cui si ha realmente bisogno

Spesso si ha il timore che lasciare le soluzioni tradizionali per quelle in Cloud sia un salto nel vuoto e comporti rischi troppo elevati ma possiamo assicurare che la soluzione che offriamo è:

• Semplice da installare
• Si integra con i sistemi esistenti
• Garantisce continuità del servizio
• Sicura by design

In definitiva passare da un sistema di telefonia premises- based a uno di Unified Communications in Cloud non significa semplicemente avere una nuova tipologia di centralino bensì uno strumento in più che aiuti ad ottimizzare le comunicazioni interne e esterne facendo risparmiare tempo e permettendo di raggiungere i propri obiettivi di business.

Non sei ancora convinto? Ti aiutiamo noi, contattaci per una consulenza, ti aiuteremo a trovare la soluzione più adatta per le tue esigenze!

Soluzione on-premise o cloud: quale scegliere?

Questo è uno degli interrogativi più critici che influiscono sul percorso decisionale di un’azienda quando deve scegliere un nuovo software da inserire nel sistema informativo aziendale. Il nostro CTO Vito viene in aiuto con qualche dritta per aiutare a fare la scelta giusta!

Se è vero che l’on-premise è stata la scelta più comune fino a poco tempo fa, oggi le software house hanno integrato o abbandonato la loro offerta con il cloud computing.

La differenza principale tra le due soluzioni risiede nel fatto che il software on-premise è una soluzione installata localmente, che sia su un server aziendale o su un computer, mentre il software cloud è ospitato sul server del fornitore.

Qual è la soluzione migliore?

Cloud e on-premise rispondono a necessità differenti, e la scelta dipende dalle caratteristiche, dalle dimensioni e dalle esigenze di ogni azienda.

Analizziamo nel dettaglio i pro e i contro di queste due soluzioni.

Soluzione on-premise: caratteristiche

Scegliere una soluzione on-premise vuol dire installare fisicamente un programma in un server aziendale, in un computer o in un altro dispositivo. Il programma funziona a licenza, di cui si può usufruire sulla base dell’accordo che è stato siglato. Una volta che il software è stato installato, è fondamentale mantenerlo costantemente aggiornato per migliorarne la stabilità e affrontare o prevenire minacce alla sicurezza. Con questa soluzione l’utente ha a disposizione tutti i dati, che sono custoditi nel proprio server e su cui è possibile avere un controllo diretto.

Pro e contro

Un vantaggio importante di questa soluzione è che una volta acquistato, il software on-premise, in genere, non prevede spese aggiuntive durante tutto il periodo in cui viene utilizzato. Per rendere accessibile a tutti un determinato programma potrebbero però essere necessarie numerose licenze, diventando così una spesa non indifferente e piuttosto onerosa. Avere un software in locale vuol dire poterlo costantemente aggiornare con i vari update messi a disposizione. Questo elemento rappresenta una risorsa importante, ma al tempo stesso un lavoro aggiuntivo per tutti i dipendenti e comunque un costo di abbonamento annuale per la ricezione degli aggiornamenti.

Soluzione in cloud: caratteristiche

Le soluzioni in cloud sono invece dei servizi che non necessitano di installazione fisica nei dispositivi, in quanto gestiti da remoto e accessibili via Internet tramite una piattaforma virtuale. Questi servizi sono offerti da un provider e controllati da un team tecnico esterno. Solitamente il costo di una soluzione in cloud è molto basso e funziona come se fosse un normale servizio ad abbonamento. Con una soluzione in cloud, il software si trova in un data center e tutto ciò che riguarda sviluppo, aggiornamenti e manutenzione è affidato al personale specializzato e non delegato all’utente finale. Questo vuol dire che i dati non sono presenti fisicamente in azienda, ma vi si può accedere in qualsiasi momento, è sufficiente una connessione a Internet.

Pro e contro

Il vantaggio principale è che non serve disporre di dispositivi all’avanguardia o dispositivi potenti: il servizio funziona infatti totalmente da remoto, garantendo quindi sempre il massimo delle prestazioni grazie alla presenza di server specializzati. Inoltre l’investimento iniziale è piuttosto basso e le spese successive sono contenute e convenienti.

Uno dei contro è che per fruire del servizio in cloud è necessaria una rete Internet. Questo aspetto però ormai è facilmente risolvibile dotandosi di una connessione secondaria di backup o connessione alternativa tipo Hotspot.

Un altro dei vantaggi è l’enorme mole di lavoro a cui l’utente può rinunciare.

L’host mette infatti a disposizione un team specializzato che viene incaricato di occuparsi di ogni dettaglio in modo professionale e competente. Il risultato? L’utente finale è molto più libero e con meno responsabilità.

Non sai ancora cosa scegliere? Ti aiutiamo noi, contattaci per una consulenza!

Il cliente al centro

Per ottimizzare il proprio business è utile dotarsi degli strumenti giusti, un CRM che da una singola interfaccia consente di gestire e coordinare le attività dei team commerciale, marketing e customer service è decisamente un buon punto di partenza. Ydea CRM è un tool di customer relationship management completamente in Cloud, strutturato in moduli che rispondono a tutte le esigenze organizzative ed operative delle attività, dal singolo professionista alle aziende più strutturate. Tra i maggiori vantaggi? Un’interfaccia utente intuitiva e ben strutturata in cui le informazioni possono essere organizzate e ricercate, una varietà di moduli e funzioni per svolgere diverse attività con un unico strumento, una soluzione scalabile e customizzabile che si evolve secondo necessità.

In questa sede facciamo quattro chiacchiere Carol, colei che più di tutti, a partire da Aprile 2006, ha dovuto mettersi alla prova con vari CRM trovando finalmente in Ydea CRM un ottimo alleato per la propria attività di gestione commerciale e acquisti e relazione con i fornitori.

Da quanto è presente un CRM in GPV Solutions e quando invece è stato introdotto Ydea?

Praticamente sin dagli inizi in GPV Solutions è stata avvertita la necessità di utilizzare un CRM, inizialmente veniva utilizzato uno strumento sviluppato internamente mentre la gestione dei contratti e degli ordini avveniva su un altro software esterno, dal 2015 poi è stato introdotto stabilmente un CRM “esterno” e dal 2019 siamo passati ad Ydea

Come si è inserito Ydea CRM nel contesto GPV Solutions? È stata un’implementazione difficoltosa?

L’adozione di questo nuovo CRM non è stata eccessivamente complicata in quanto venivamo da uno strumento decisamente meno intuitivo, superata qualche difficoltà iniziale abbiamo potuto sfruttare a pieno il potenziale che ci offre questo strumento: dalla gestione anagrafiche cliente a quella dei contratti, opportunità, offerte, ordini e customer service con i ticket che registrano le attività svolte dal nostro supporto tecnico e che sono visibili anche ai clienti con accesso al customer portal. Bisogna anche riconoscere che rispetto ai CRM utilizzati in precedenza Ydea si è rivelato quello più intuitivo per l’utente finale anche a livello di grafica e ogni qual volta abbiamo riscontrato dei problemi abbiamo potuto richiedere modifiche ad hoc per superarli.

Ci sono prerequisiti che un’attività deve possedere prima di adottare il CRM Ydea?

Nessun requisito particolare, è uno strumento che si può adattare al lavoro di un professionista, di una pmi o di aziende anche più grandi. Con la possibilità di collegamento e sincronizzazione con l’ERP Business Cube di NTS Informatica poi è possibile ampliare ancora di più i servizi offerti. I vari moduli possono essere aggiunti al bisogno e possono gestire le esigenze di mercati diversissimi.

Ydea CRM ha comportato un miglioramento nella gestione interna dei processi?

Decisamente, non solo un miglioramento ma è stato anche possibile automatizzare dei processi, la gestione di opportunità – offerte- ordini è molto più semplice anche grazie alla sincronizzazione con Business Cube. Monitorare e gestire i contratti è molto più semplice, il calcolo dei canoni in base a date o quantità non è una funzione così automatica per tutti i CRM. Ogni tanto abbiamo ravvisato qualche errore nella gestione delle variazioni di quantità che però dopo segnalazione al customer service di Ydea sono state risolte.

Maggiori pro e contro di Ydea?

Tra i maggiori pro la possibilità di sincronizzare Ydea CRM con Business Cube per la gestione delle offerte e degli ordini ed il fatto che con un solo strumento si può tenere traccia di tutte le attività, molto utile anche per coordinarsi con i colleghi. Tra i contro il metodo di filtraggio dei vari contenuti non è sempre comodo e sarebbero utili degli alert che segnalino le varie scadenze.

Business Optimization: quale strumento utilizzare

Con Business Optimization si intende la pratica di analisi delle risorse e dei processi disponibili ad un’attività che si pone l’obiettivo di individuare eventuali inutili eccessi o ridondanze e razionalizzare i flussi operativi rendendoli più performanti, snelli e veloci. Gli effetti dell’applicazione della business optimization sono tangibili: con l’ottimizzazione delle risorse si assisterà ad una riduzione dei costi, diminuzioni degli sprechi (materiali e temporali) con un conseguente aumento della produttività e dei margini di profitto.

Tra le moltissime azioni che possono essere intraprese da un’organizzazione per iniziare ad ottimizzare la propria attività, dal singolo professionista che collabora con altri soggetti ad aziende di piccole, medie e grandi dimensioni, c’è sicuramente l’adozione di un buon ERP. Business Cube di NTS Informatica ad esempio è un gestionale ERP in grado di coniugare tecnologie di ultima generazione e funzionalità d’avanguardia per aiutare ad automatizzare ed integrare i vari processi aziendali, uno strumento in grado di restituire un quadro completo della situazione contabile interna che permette la valutazione in autonomia di moltissimi aspetti fiscali.

In questa sede facciamo quattro chiacchiere con chi più di tutti in GPV utilizza quotidianamente Business Cube, non una “semplice” impiegata amministrativa ma colei che si occupa di: contabilità interna, aspetti amministrativi e fiscali, pratiche relative al personale, coordinamento con ufficio paghe esterno ed altri consulenti di varia natura, tenuta registri obbligatori, archiviazione documenti e moltissimi altre cose non riassumibili in qualche riga, insomma Eleonora.

Domanda di rito: da quanto tempo sei in GPV Solutions? E parlando di Busieness Cube da quanto lo utilizzi?

Sono arrivata in GPV Solutions il 1 Marzo 2016 ma utilizzo Business praticamente dal 2000, in questi anni ho assistito alle trasformazioni e implementazioni principali del software, non ultima la possibilità di utilizzare alcune funzioni in mobilità da smartphone e tablet che reputo utile soprattutto per commerciali esterni.

Quando è stato introdotto Business Cube in GPV?

L’implementazione di Business Cube in GPV è avvenuta a Gennaio 2018, già prima disponevamo di un ERP differente con cui veniva gestita la contabilità interna di base ma molti aspetti erano invece elaborati all’esterno dell’azienda, ciò in un certo senso era limitante, mancava uno strumento in grado di darci assoluta autonomia qualora volessimo resoconti più dettagliati sull’andamento economico e commerciale della nostra attività o comunque qualora servissero maggiori dettagli ad uso interno. Business Cube è stato scelto principalmente per rispondere a questa esigenza, conoscendo il prodotto da tempo sapevo anche che è particolarmente aggiornato rispetto all’entrata in vigore di eventuali nuovi obblighi fiscali come ad esempio è stato per la fatturazione elettronica, inoltre non solo il programma viene aggiornato in tempo per rispettare le scadenze ma le comunicazioni da parte di NTS arrivano sempre con buon anticipo, corredate di spiegazioni chiare ed esaustive.

Ci sono dei prerequisiti che sarebbe meglio possedere se si pensa all’adozione di Business Cube?

Sicuramente, come nel caso di GPV, avere già all’attivo l’utilizzo di un ERP, seppur differente, semplifica il processo di adozione di Business Cube, bisogna però riconoscere che c’è un ulteriore valore aggiunto: sono previste moltissime tipologie di utente finale. Vengono messi a disposizione numerosi moduli, alcuni verticalizzati per mercati specifici, personalizzabili e che svolgono altrettanto numerose funzioni, essendo una soluzione scalabile può veramente seguire un’azienda o organizzazione durante tutto il suo processo di evoluzione. Bisogna d’altro canto riconoscere che se però si parla dell’adozione da parte di un’azienda poco strutturata l’approccio potrebbe essere più difficoltoso ma nulla di insuperabile, si può iniziare con l’implementazione di moduli base e magari in futuro inserirne altri.

L’adozione di Business Cube e l’integrazione con Ydea CRM è stata una svolta in positivo per GPV Solutions, quali aspetti sono stati ottimizzati?

La sincronizzazione con il CRM Ydea ha velocizzato alcuni processi interni, ha evitato l’inserimento manuale di bolle e la fatturazione dei contratti diminuendo anche la possibilità di commettere errori. Grazie al modulo Cribis l’inserimento di nuove anagrafiche si è di molto semplificato, basta conoscere la p.iva di un soggetto che sia registrato in Camera di Commercio e la compilazione degli altri campi avviene in automatico. A livello contabile è possibile impostare le registrazioni con la compilazione in automatico dei conti contabili e del dare e avere. Si possono poi creare listini cliente e fornitori ad hoc inserendo aumenti o diminuzioni in percentuale in automatico.

Per concludere quali sono gli aspetti migliori di Business Cube e per chi è adatto?

Tra i maggiori pro metterei: la possibilità di gestire in autonomia moltissimi aspetti contabili e fiscali, la riduzione del fattore errore umano, le quasi infinite possibilità di personalizzazione, la scalabilità del prodotto che consente di poter iniziare con moduli base e implementarne altri in un secondo momento e la chiarezza e precisione di moduli, moduli d’offerta e fatture che vengono generate, il tutto da un unico strumento.

Insomma, mica poco (nda).

ITSupp365: evitare i “game over” grazie al supporto IT

La regola aurea che non ci stancheremo mai di ripetere è: non esiste uno strumento in grado di risolvere autonomamente tutti i problemi informatici. Bisogna sempre tenere in considerazione il fattore umano che, proprio in quanto umano, è passibile di errori e lamenta un certo grado di imprevedibilità.

All’utente va quindi riconosciuto un duplice potenziale: può rivelarsi l’anello debole della catena della grande macchina informatica così come diventare una delle armi più potenti per contrastare problemi e minacce informatiche, ciò che è certo è che noi gli saremo accanto in questa ardua impresa per guidarlo nella giusta direzione con le nostre soluzioni di supporto.

Quando parliamo di supporto intendiamo il saper reagire con puntualità e reattività alle diverse richieste di assistenza garantendo sicurezza e tutela assoluta di dati ed informazioni ma nel nostro caso significa anche e soprattutto saper prevenire, ed anticipare, eventuali problematiche grazie a monitoraggio e manutenzione proattiva che effettuiamo sugli strumenti.

Offrire supporto informatico vuol dire sostanzialmente semplificare la vita a chi lo richiede: se dovessimo fare un paragone videoludico significherebbe spostare la levetta di difficoltà da difficile a facile per evitare continui game over.

A tal proposito facciamo 4 chiacchiere con chi si intende sia di videogiochi che di supporto IT: un po’ psicologi, un po’ “quelli dei computer”, un po’ tuttofare, un po’ consulenti, Mattia e Manuel ricoprono infatti quel ruolo poliedrico che risponde al titolo di tecnico IT.

Per iniziare: come è iniziata la vostra esperienza con il mondo del supporto informatico?

Manuel: Sin da quando ero adolescente sono stato appassionato di informatica, mi è sempre piaciuto avere a che fare con pc e smartphone. Quando sono arrivato in GPV Solutions nel 2018 ho iniziato a fare le prime assistenze aiutato da Mattia, si trattava soprattutto di supporto per problematiche hardware e Outlook.

Mattia: Ho coltivato la mia passione per l’informatica, che avevo anche quando ero più piccolo, anche grazie agli studi fatti alle scuole superiori, sono arrivato in GPV Solutions nel 2017 e ricordo che uno dei primi lavori di supporto tecnico che ho fatto qui è stata la configurazione di dispositivi powerline e altre attività di assistenza di primo livello.

Parliamo di punti esperienza, nei videogiochi sono tra gli indicatori più importanti che determinano quanto un giocatore è forte, quanto conta invece l’esperienza nel vostro lavoro?

Manuel & Mattia: Tantissimo, spesso ci capita di dover intervenire in breve tempo su utenti che si ritrovano ad avere lo stesso problema o problemi ricorrenti, far tesoro dell’esperienza che abbiamo fatto sul campo rende le operazioni di assistenza molto più veloci e performanti. Anche la formazione gioca un ruolo fondamentale: dobbiamo sempre essere aggiornati sugli strumenti e le problematiche che potrebbero presentarsi. Infine poter imparare da chi in azienda ha più esperienza di noi è un’occasione di crescita professionale veramente importante.

Nei giochi, soprattutto di avventura, poter beneficiare di equipaggiamenti speciali permette di fare molte più cose rispetto a quante non se ne possano fare senza, di quale strumento o qualità non può fare a meno chi fa supporto informatico?

Manuel: Come strumenti potenzialmente “bastano” un pc e una buona connessione, come qualità sicuramente non può mancare la pazienza: abbiamo a che fare con utenti di tutti i tipi, da tecnici come noi a persone che masticano molto meno l’informatica o la tecnologia in generale. Va detto che ci vuole anche una buona dose di pazienza con gli strumenti, certi aggiornamenti ad esempio possono richiedere parecchio tempo.

Mattia: Una buona memoria è essenziale in questo lavoro, saper ricordare come si sono risolte in passato alcune problematiche semplifica e velocizza le attività di supporto e si rivela anche uno strumento utilissimo per gestire al meglio il rapporto con gli utenti che seguiamo.

Punti di forza e di debolezza: in quali ambiti del supporto IT vorreste poter avere la possibilità di diminuire il livello di difficoltà e in quali invece siete dei pro?

Manuel: Sistemi operativi e UC & C Communication sono il mio terreno di gioco preferito, potessi semplificare se non addirittura eliminare del tutto qualcosa sarebbero sicuramente i problemi a scanner e stampanti, rognosi e noiosi.

Mattia: Più che diminuire il livello di difficoltà vorrei si potessero evitare tutte quelle assistenze per problemi un po’ banali, non perché non siano anche quelle importanti ma perché sono poco stimolanti. Discorso decisamente diverso per quanto riguarda il supporto per dispositivi di sicurezza (soprattutto Watchguard) e amministrazione Office365.

Una buona ragione per sottoscrivere i piani ITSupp365?

Manuel & Mattia: I piani di ITSupp365 sono un punto fermo per tutti quelli che decidono di sottoscriverli, hai sempre qualcuno su cui sai di poter contare e sei sicuro di non rimanere bloccato, inoltre non è un discorso di dare fiducia “alla cieca” perché anche grazie al monitoraggio proattivo possiamo tenere sotto controllo e fornire un quadro completo dello stato di salute dei propri strumenti a chiunque lo richieda.

toy story 2 copertina articolo il backup: un gioco da rgazzi

Il backup: un “gioco” da ragazzi?

Sono nata lo stesso anno in cui “Toy Story” usciva nelle sale cinematografiche americane e potrebbe anche darsi che questa sia una delle tante ragioni per le quali questa pellicola occupa uno spazio speciale nella mia memoria.

Primo lungometraggio Pixar e primo film d’animazione girato interamente in CGI, un vero e proprio successo al botteghino e a livello di riconoscimenti, apripista di una lunghissima serie di film, della stessa casa di produzione, altrettanto fortunati. Non è quindi difficile immaginare perché, a distanza di 3 anni, nel 1998, lo studio d’animazione californiano stesse lavorando proprio al sequel: Toy Story 2, ed è proprio in quelle circostanze che si è consumata la “tragedia”.

Come riportato dal direttore tecnico del film e dagli artisti presenti quel famigerato giorno, durante un lavoro di perfezionamento di alcune sequenze con protagonista il cowboy d’animazione Woody, a causa di un errore, lo staff ha assistito letteralmente alla graduale e inesorabile scomparsa di parti del personaggio, dei coprotagonisti, dei file nella directory e con essi del 90% di tutto il lavoro sino ad allora svolto. Ovviamente l’azienda eseguiva backup regolari su nastro, come d’abitudine all’epoca, peccato che non testasse altrettanto regolarmente l’integrità di quei nastri: tutto ciò è bastato per accertare l’ormai inevitabile compromissione del lavoro.

Ma ecco arrivare, dopo momenti di panico, il lieto fine degno di un classico Disney: il supervisore alla direzione tecnica del film a seguito della sua maternità stava lavorando da casa, la sua workstation non era stata intaccata dall’incidente. Grazie a questa vicenda a dir poco provvidenziale è stato possibile recuperare il materiale scomparso e procedere alla conclusione del film: i giocattoli di Andy sono finalmente al sicuro.

toy story 2 salvataggio — Una scena di salvataggio del cowboy Woody tratta dal film, un salvataggio andato a buon fine, in questo caso.

Tirato un sospiro di sollievo, cosa ci ha insegnato questo episodio riguardo il backup?

Fasciarsi la testa, sempre

Una strategia di backup funziona un po’ come una formula assicurativa, il più delle volte si ha l’impressione di pagare per niente ma se ne percepisce l’utilità soltanto nel momento del bisogno, quando ormai i danni sono stati fatti. Per prevenire gli eventi nefasti tuttavia non basta solo implementare una soluzione di backup, bisogna tenerla costantemente monitorata per accertarne il buon funzionamento, per ciò è utile avere qualcuno, anche in outsourcing, che abbia una visione chiara e aggiornata dello stato di salute dei propri sistemi.

Pianificare, pianificare, pianificare

Direttamente ricollegabile al punto precedente è quasi scontato ribadire che per essere completamente sicuri di non correre rischi in termini di perdita o compromissione dei dati è necessaria una strategia di pianificazione solida: si tratta di un processo valutativo in termini di risorse ed esigenze che inizia ancor prima dell’implementazione della soluzione di backup, meglio se svolto insieme a professionisti.

Evitare la caccia alle streghe: definire responsabilità e ruoli

Per una gestione ottimale delle informazioni è necessario che le aziende abbiano chiare responsabilità e ruoli, che sappiano dove e come vengono trattati e conservati i dati: molto utile nei casi di gestione degli incidenti ma altrettanto importante per lo svolgimento delle normali attività lavorative quotidiane.

Aspetti normativi e compliance

Oltre ai vantaggi che un buon sistema di backup può apportare a livello qualitativo generale della business continuity, la corretta conservazione dei dati aiuta aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni a rispettare gli aspetti normativi vigenti.

Ad esempio l’articolo 32 del GDPR sancisce che sia necessario “mettere in atto misure adeguate per garantire la sicurezza dei dati”, in particolare impone di garantire integrità, riservatezza, resilienza e disponibilità dei sistemi che gestiscono i dati, tutti obiettivi realizzabili con il giusto supporto e i giusti strumenti.

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