Business Optimization: quale strumento utilizzare

Con Business Optimization si intende la pratica di analisi delle risorse e dei processi disponibili ad un’attività che si pone l’obiettivo di individuare eventuali inutili eccessi o ridondanze e razionalizzare i flussi operativi rendendoli più performanti, snelli e veloci. Gli effetti dell’applicazione della business optimization sono tangibili: con l’ottimizzazione delle risorse si assisterà ad una riduzione dei costi, diminuzioni degli sprechi (materiali e temporali) con un conseguente aumento della produttività e dei margini di profitto.
Tra le moltissime azioni che possono essere intraprese da un’organizzazione per iniziare ad ottimizzare la propria attività, dal singolo professionista che collabora con altri soggetti ad aziende di piccole, medie e grandi dimensioni, c’è sicuramente l’adozione di un buon ERP. Business Cube di NTS Informatica ad esempio è un gestionale ERP in grado di coniugare tecnologie di ultima generazione e funzionalità d’avanguardia per aiutare ad automatizzare ed integrare i vari processi aziendali, uno strumento in grado di restituire un quadro completo della situazione contabile interna che permette la valutazione in autonomia di moltissimi aspetti fiscali.
In questa sede facciamo quattro chiacchiere con chi più di tutti in GPV utilizza quotidianamente Business Cube, non una “semplice” impiegata amministrativa ma colei che si occupa di: contabilità interna, aspetti amministrativi e fiscali, pratiche relative al personale, coordinamento con ufficio paghe esterno ed altri consulenti di varia natura, tenuta registri obbligatori, archiviazione documenti e moltissimi altre cose non riassumibili in qualche riga, insomma Eleonora.

Domanda di rito: da quanto tempo sei in GPV Solutions? E parlando di Busieness Cube da quanto lo utilizzi?

Sono arrivata in GPV Solutions il 1 Marzo 2016 ma utilizzo Business praticamente dal 2000, in questi anni ho assistito alle trasformazioni e implementazioni principali del software, non ultima la possibilità di utilizzare alcune funzioni in mobilità da smartphone e tablet che reputo utile soprattutto per commerciali esterni.

Quando è stato introdotto Business Cube in GPV?

L’implementazione di Business Cube in GPV è avvenuta a Gennaio 2018, già prima disponevamo di un ERP differente con cui veniva gestita la contabilità interna di base ma molti aspetti erano invece elaborati all’esterno dell’azienda, ciò in un certo senso era limitante, mancava uno strumento in grado di darci assoluta autonomia qualora volessimo resoconti più dettagliati sull’andamento economico e commerciale della nostra attività o comunque qualora servissero maggiori dettagli ad uso interno. Business Cube è stato scelto principalmente per rispondere a questa esigenza, conoscendo il prodotto da tempo sapevo anche che è particolarmente aggiornato rispetto all’entrata in vigore di eventuali nuovi obblighi fiscali come ad esempio è stato per la fatturazione elettronica, inoltre non solo il programma viene aggiornato in tempo per rispettare le scadenze ma le comunicazioni da parte di NTS arrivano sempre con buon anticipo, corredate di spiegazioni chiare ed esaustive.

Ci sono dei prerequisiti che sarebbe meglio possedere se si pensa all’adozione di Business Cube?

Sicuramente, come nel caso di GPV, avere già all’attivo l’utilizzo di un ERP, seppur differente, semplifica il processo di adozione di Business Cube, bisogna però riconoscere che c’è un ulteriore valore aggiunto: sono previste moltissime tipologie di utente finale. Vengono messi a disposizione numerosi moduli, alcuni verticalizzati per mercati specifici, personalizzabili e che svolgono altrettanto numerose funzioni, essendo una soluzione scalabile può veramente seguire un’azienda o organizzazione durante tutto il suo processo di evoluzione. Bisogna d’altro canto riconoscere che se però si parla dell’adozione da parte di un’azienda poco strutturata l’approccio potrebbe essere più difficoltoso ma nulla di insuperabile, si può iniziare con l’implementazione di moduli base e magari in futuro inserirne altri.

L’adozione di Business Cube e l’integrazione con Ydea CRM è stata una svolta in positivo per GPV Solutions, quali aspetti sono stati ottimizzati?

La sincronizzazione con il CRM Ydea ha velocizzato alcuni processi interni, ha evitato l’inserimento manuale di bolle e la fatturazione dei contratti diminuendo anche la possibilità di commettere errori. Grazie al modulo Cribis l’inserimento di nuove anagrafiche si è di molto semplificato, basta conoscere la p.iva di un soggetto che sia registrato in Camera di Commercio e la compilazione degli altri campi avviene in automatico. A livello contabile è possibile impostare le registrazioni con la compilazione in automatico dei conti contabili e del dare e avere. Si possono poi creare listini cliente e fornitori ad hoc inserendo aumenti o diminuzioni in percentuale in automatico.

Per concludere quali sono gli aspetti migliori di Business Cube e per chi è adatto?

Tra i maggiori pro metterei: la possibilità di gestire in autonomia moltissimi aspetti contabili e fiscali, la riduzione del fattore errore umano, le quasi infinite possibilità di personalizzazione, la scalabilità del prodotto che consente di poter iniziare con moduli base e implementarne altri in un secondo momento e la chiarezza e precisione di moduli, moduli d’offerta e fatture che vengono generate, il tutto da un unico strumento.

Insomma, mica poco (nda).

game-over

ITSupp365: evitare i “game over” grazie al supporto IT

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La regola aurea che non ci stancheremo mai di ripetere è: non esiste uno strumento in grado di risolvere autonomamente tutti i problemi informatici. Bisogna sempre tenere in considerazione il fattore umano che, proprio in quanto umano, è passibile di errori e lamenta un certo grado di imprevedibilità.

All’utente va quindi riconosciuto un duplice potenziale: può rivelarsi l’anello debole della catena della grande macchina informatica così come diventare una delle armi più potenti per contrastare problemi e minacce informatiche, ciò che è certo è che noi gli saremo accanto in questa ardua impresa per guidarlo nella giusta direzione con le nostre soluzioni di supporto.

Quando parliamo di supporto intendiamo il saper reagire con puntualità e reattività alle diverse richieste di assistenza garantendo sicurezza e tutela assoluta di dati ed informazioni ma nel nostro caso significa anche e soprattutto saper prevenire, ed anticipare, eventuali problematiche grazie a monitoraggio e manutenzione proattiva che effettuiamo sugli strumenti.

Offrire supporto informatico vuol dire sostanzialmente semplificare la vita a chi lo richiede: se dovessimo fare un paragone videoludico significherebbe spostare la levetta di difficoltà da difficile a facile per evitare continui game over.

A tal proposito facciamo 4 chiacchiere con chi si intende sia di videogiochi che di supporto IT: un po’ psicologi, un po’ “quelli dei computer”, un po’ tuttofare, un po’ consulenti, Mattia e Manuel ricoprono infatti quel ruolo poliedrico che risponde al titolo di tecnico IT.

Per iniziare: come è iniziata la vostra esperienza con il mondo del supporto informatico?

Manuel: Sin da quando ero adolescente sono stato appassionato di informatica, mi è sempre piaciuto avere a che fare con pc e smartphone. Quando sono arrivato in GPV Solutions nel 2018 ho iniziato a fare le prime assistenze aiutato da Mattia, si trattava soprattutto di supporto per problematiche hardware e Outlook.

Mattia: Ho coltivato la mia passione per l’informatica, che avevo anche quando ero più piccolo, anche grazie agli studi fatti alle scuole superiori, sono arrivato in GPV Solutions nel 2017 e ricordo che uno dei primi lavori  di supporto tecnico che ho fatto qui è stata la configurazione di dispositivi powerline e altre attività di assistenza di primo livello.

Parliamo di punti esperienza, nei videogiochi sono tra gli indicatori più importanti che determinano quanto un giocatore è forte, quanto conta invece l’esperienza nel vostro lavoro?

Manuel & Mattia: Tantissimo, spesso ci capita di dover intervenire in breve tempo su utenti che si ritrovano ad avere lo stesso problema o problemi ricorrenti, far tesoro dell’esperienza che abbiamo fatto sul campo rende le operazioni di assistenza molto più veloci e performanti. Anche la formazione gioca un ruolo fondamentale: dobbiamo sempre essere aggiornati sugli strumenti e le problematiche che potrebbero presentarsi. Infine poter imparare da chi in azienda ha più esperienza di noi è un’occasione di crescita professionale veramente importante.

Nei giochi, soprattutto di avventura, poter beneficiare di equipaggiamenti speciali permette di fare molte più cose rispetto a quante non se ne possano fare senza, di quale strumento o qualità non può fare a meno chi fa supporto informatico?

Manuel: Come strumenti potenzialmente “bastano” un pc e una buona connessione, come qualità sicuramente non può mancare la pazienza: abbiamo a che fare con utenti di tutti i tipi, da tecnici come noi a persone che masticano molto meno l’informatica o la tecnologia in generale. Va detto che ci vuole anche una buona dose di pazienza con gli strumenti, certi aggiornamenti ad esempio possono richiedere parecchio tempo.

Mattia: Una buona memoria è essenziale in questo lavoro, saper ricordare come si sono risolte in passato alcune problematiche semplifica e velocizza le attività di supporto e si rivela anche uno strumento utilissimo per gestire al meglio il rapporto con gli utenti che seguiamo.

Punti di forza e di debolezza: in quali ambiti del supporto IT vorreste poter avere la possibilità di diminuire il livello di difficoltà e in quali invece siete dei pro?

Manuel: Sistemi operativi e UC & C Communication sono il mio terreno di gioco preferito, potessi semplificare se non addirittura eliminare del tutto qualcosa sarebbero sicuramente i problemi a scanner e stampanti, rognosi e noiosi.

Mattia: Più che diminuire il livello di difficoltà vorrei si potessero evitare tutte quelle assistenze per problemi un po’ banali, non perché non siano anche quelle importanti ma perché sono poco stimolanti. Discorso decisamente diverso per quanto riguarda il supporto per dispositivi di sicurezza (soprattutto Watchguard) e amministrazione Office365.

Una buona ragione per sottoscrivere i piani ITSupp365?

Manuel & Mattia: I piani di ITSupp365 sono un punto fermo per tutti quelli che decidono di sottoscriverli, hai sempre qualcuno su cui sai di poter contare e sei sicuro di non rimanere bloccato, inoltre non è un discorso di dare fiducia “alla cieca” perché anche grazie al monitoraggio proattivo possiamo tenere sotto controllo e fornire un quadro completo dello stato di salute dei propri strumenti a chiunque lo richieda.

toy story 2 copertina articolo il backup: un gioco da rgazzi

Il backup: un “gioco” da ragazzi?

toy story 2 copertina articolo il backup: un gioco da rgazzi
Toy Story 2 (1999)

Sono nata lo stesso anno in cui “Toy Story” usciva nelle sale cinematografiche americane e potrebbe anche darsi che questa sia una delle tante ragioni per le quali questa pellicola occupa uno spazio speciale nella mia memoria.

Primo lungometraggio Pixar e primo film d’animazione girato interamente in CGI, un vero e proprio successo al botteghino e a livello di riconoscimenti, apripista di una lunghissima serie di film, della stessa casa di produzione, altrettanto fortunati. Non è quindi difficile immaginare perché, a distanza di 3 anni, nel 1998, lo studio d’animazione californiano stesse lavorando proprio al sequel: Toy Story 2, ed è proprio in quelle circostanze che si è consumata la “tragedia”.

Come riportato dal direttore tecnico del film e dagli artisti presenti quel famigerato giorno, durante un lavoro di perfezionamento di alcune sequenze con protagonista il cowboy d’animazione Woody, a causa di un errore, lo staff ha assistito letteralmente alla graduale e inesorabile scomparsa di parti del personaggio, dei coprotagonisti, dei file nella directory e con essi del 90% di tutto il lavoro sino ad allora svolto. Ovviamente l’azienda eseguiva backup regolari su nastro, come d’abitudine all’epoca, peccato che non testasse altrettanto regolarmente l’integrità di quei nastri: tutto ciò è bastato per accertare l’ormai inevitabile compromissione del lavoro.

Ma ecco arrivare, dopo momenti di panico, il lieto fine degno di un classico Disney: il supervisore alla direzione tecnica del film a seguito della sua maternità stava lavorando da casa, la sua workstation non era stata intaccata dall’incidente. Grazie a questa vicenda a dir poco provvidenziale è stato possibile recuperare il materiale scomparso e procedere alla conclusione del film: i giocattoli di Andy sono finalmente al sicuro.

toy story 2 salvataggio
Una scena di salvataggio del cowboy Woody tratta dal film, un salvataggio andato a buon fine, in questo caso.

Tirato un sospiro di sollievo, cosa ci ha insegnato questo episodio riguardo il backup?

Fasciarsi la testa, sempre

Una strategia di backup funziona un po’ come  una formula assicurativa, il più delle volte si ha l’impressione di pagare per niente ma se ne percepisce l’utilità  soltanto nel momento del bisogno, quando ormai i danni sono stati fatti. Per prevenire gli eventi nefasti tuttavia non basta solo implementare una soluzione di backup, bisogna tenerla costantemente monitorata per accertarne il buon funzionamento, per ciò è utile avere qualcuno, anche in outsourcing, che abbia una visione chiara e aggiornata dello stato di salute dei propri sistemi.

Pianificare, pianificare, pianificare

Direttamente ricollegabile al punto precedente è quasi scontato ribadire che per essere completamente sicuri di non correre rischi in termini di perdita o compromissione dei dati è necessaria una strategia di pianificazione solida: si tratta di un processo valutativo in termini di risorse ed esigenze che inizia ancor prima dell’implementazione della soluzione di backup, meglio se svolto insieme a professionisti.

Evitare la caccia alle streghe: definire responsabilità e ruoli

Per una gestione ottimale delle informazioni è necessario che le aziende abbiano chiare responsabilità e ruoli, che sappiano dove e come vengono trattati e conservati i dati: molto utile nei casi di gestione degli incidenti ma altrettanto importante per lo svolgimento delle normali attività lavorative quotidiane.

Aspetti normativi e compliance

Oltre ai vantaggi che un buon sistema di backup può apportare a livello qualitativo generale della business continuity, la corretta conservazione dei dati aiuta aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni a rispettare gli aspetti normativi vigenti.

Ad esempio l’articolo 32 del GDPR sancisce che sia necessario “mettere in atto misure adeguate per garantire la sicurezza dei dati”, in particolare impone di garantire integrità, riservatezza, resilienza e disponibilità dei sistemi che gestiscono i dati, tutti obiettivi realizzabili con il giusto supporto e i giusti strumenti.